¿Cuándo considerarías que es el mejor momento para comenzar una auditoría?
En casi 25 años trabajando en ambas caras de la moneda (auditor / auditado), he aprendido que esta respuesta depende absolutamente de quien venga. Si eres el auditado y no estás familiarizado con estos ejercicios de aseguramiento (por no decir que simplemente no quieres o no ves el valor agregado de una auditoría), seguramente buscarás posponer lo más que se pueda la auditoría argumentando cuestiones (todas válidas ciertamente) como:
"Ahora no es el mejor momento, estoy en medio de la temporada más pesada del año";
"En este momento no podemos recibirte, o me dedico a vender o me dedico a atender a los auditores";
"Dame oportunidad, yo lo reviso con el Director";
"¿No se supone que esto ya lo revisaron los auditores externos?";
"Organízate mejor, porque a mí nadie me avisó y creo que solo están duplicando trabajo".
Ahora bien, si eres el auditor, seguramente responderás (y con todo derecho) con toda una ponencia de lo que dictan las normas de auditoría, el código de ética profesional, y las mejores prácticas internacionales, tratando de convencerlos de que:
"Toda auditoría es para bien, no somos policías y, al contrario, pueden vernos como un socio de negocio";
"El beneficio más tangible de este trabajo será la mejora del control interno del área auditada";
"Como auditores, para nosotros el factor sorpresa es esencial en cualquier ejercicio de este tipo para poder captar eficientemente la realidad de la compañía";
"Los procesos que pretendo revisar son clave en la estrategia del negocio";
Y, en el mejor de los casos, "cuento con el respaldo del Comité de Auditoría quien me ha provisto de la autoridad suficiente para poder acceder a toda información de la compañía en cualquier momento".
Honestamente, ninguna de estas respuestas es valida si desde raíz no se ha implantado en el entendimiento y cultura, no solo organizacional sino, principalmente, en toda la alta gerencia, la necesidad, el propósito, el beneficio y, sobre todo, la convicción de ser transparentes en todas las operaciones de la organización.
Que te digan, y que aceptes, un rotundo "AHORA NO, yo lo platico con tu jefe" anuncia el fracaso inminente de tu área de auditoría interna.
En mi carrera como consultor, en administración de riesgos, auditoría, emprendimiento, examinador de fraudes, y empleado, puedo reconocer al menos 5 razones por las que Auditoría Interna no prospera en las empresas, por ejemplo:
1. Un mal necesario.
Con el auge del emprendimiento y diversificación de los negocios en México, cada vez son más las empresas que son "obligadas" a crear estructuras de control, llevándolas a establecer áreas como auditoría interna o administración de riesgos, solo por cumplir un requerimiento de su consejo de administración o de la regulación que sea aplicable. Tristemente estas áreas están destinadas a existir bajo la sombra del "mal necesario" viviendo en la obscuridad sin recursos, limitados en sus planes de trabajo y con poca exposición con la alta gerencia. Existen porque alguien las pidió, pero muy difícilmente evlocionarán para ser el órgano de vigilancia y transparecia de la dirección.
2. Sin recursos y presupuesto hasta demostrar que es necesario.
Otra de las razones más comunes por las que Auditoría Interna no prospera es la limitación de recursos para operar. Si te ha tocado echar a andar el área desde cero, seguramente te habrás topado con la paradoja del plan anual de auditoría. Esta historia es de lo más común, por un lado intentas cubrir el requerimiento de la administración para cubrir todas las áreas y procesos más críticos, lo cual significará un esfuerzo e incremento en recursos, para terminar en otra solicitud de la genrencia de recortar el alcance para que solo hagas 2 o 3 auditorías tu solo. Cuando viene la revisión de resultados, sin lugar a dudas serás juzgado por el escaso progreso, entonces pedirás más recursos (totalmente justificados) pero solo te los darán hasta demostrar que sea necesario.
3. Nivel mata auditor.
Aunque parezca broma, que te apliquen nivel, es una de las razones más comunes por las que Auditoría Interna no prospera. No podemos negarlo, nos gustan los niveles, por muy moderna que sea la organización, por mas abierta que sea la comunicación organizacional y por mas "googleizada" que esté la empresa, nos gustan los títulos nobiliarios; y tratar con los "dioses del Olimpo" hace mucho más compleja la ejecución de una auditoría, sobre todo si prevalecen grupos de poder o amistades - políticamente convenientes - hacia dentro de la compañía. Que te digan, y que aceptes, un rotundo "AHORA NO, yo lo platico con tu jefe" anuncia el fracaso inminente de tu área de auditoría interna.
Si estás en esta situación, busca ayuda del consejo de administración, de los miembros del comité de auditoría (si existe), o intenta hacer alianzas estratégicas con otros directores involucrados en la toma de decisiones de la compañía, siempre habrá alguien dispuesto a ayudar o que necesite tu ayuda para exponer algún problema en especial.
4. El efecto Kodak.
Seamos justos, no todo es culpa de la organización. En pleno siglo XXI no puedes ser un auditor del siglo IXX, en definitiva no puedes seguir haciendo auditoría como te enseñaron tus maestros en la universidad o como lo aprendiste de tus mentores en la firma. Atrás quedó el tiempo de las hojas tabulares y los legajos, hoy todo se ha transformado y la transformación digital de la auditoría es algo en lo que debes invertir. Con la #pandemia hemos tenido nuestra propia prueba de fuego, haciendo auditoría interna en #homeoffice de manera remota, sin el contacto físico que tanto nos ayudaba a reconocer quién mentía y quién decía la verdad. Hoy, si no quieres fracasar, debes hacer de la adaptación la mejor de tus habilidades.
5. Cuidado con el perro.
Alguna vez me contaron que todas las áreas de control de una empresa (legal, riesgos, auditoría, etc.) son como la mascota de la familia. Cuando recibes visitas, y necesitas quedar bien, lo echas al patio trasero para que no moleste, pero cuando se mete un ladrón a la casa o existe una amenza, lo sacas para resolver cualquier situación. No te ofendas, esto no es malo, si sabes utilizarlo a tu favor, pero puede ser un arma de doble filo. Pasar desapercibido en la organización y solo salir cuando hay que apagar un fuego te puede dar un momento de gloria, pero suele ser sumamente dañino para tu carrera. Un desempeño excepcional para Auditoría Interna no se demuestra con la cantidad de fuegos apagados, sino con el reconocimiento de su valor hacia la empresa por medio de un plan ejecutado al 100%, con libertad, con el respeto y respaldo de la alta gerencia y sobre todo con independencia mental.
¿Y cual es la solución? ¿Auditoría Interna está destinada a fracasar en empresas pequeñas?
Afortunadamente la solución a todos estos escenarios esta en tus manos. Recuerdo mucho el consejo de uno de mis seniors en la firma al escuchar mi queja "¿tiene solución? - me preguntó, - sí - contesté -, entonces pongámonos a chambear". No depende del apoyo o respaldo del comité de auditoría, no depende del miedo que pueda infundir la palabra "auditoría", ni de si tienes o no los recursos, o cuantos directores tengas que enfrentar, se trata de trabajar, trabajar como si lo hicieras para la persona más importante para ti, y te puedo asegurar que más temprano que tarde propesperarás.
La mejor recomendación de un auditor es su trabajo, su empeño, su insistencia por ser honesto, transparente y por buscar lo mejor para la organización para la que presta sus servicios, siempre sin engancharse con cualquiera de los ejemplos antes expuestos o cualquiera que vaya en detrimento del éxito del área.
Si estás luchando con situaciones como estás quizás te interese platicarlo conmigo, podemos intercambiar experiencias y encontrar juntos nuevas soluciones.
Escríbeme a askgerry@advisory-plus.com y cuéntame como puedo ayudarte.