Si trabajas en una posición de control, o lo que se conoce como segunda y tercera líneas de defensa - por ejemplo: control interno, legal, administración de riesgos, compliance, auditoría interna, o incluso una oficina de administración de proyectos - déjame decirte que tienes uno de los trabajos más complicados en cuanto a comunicación se trata.
Seguramente has tenido o tienes problemas de comunicación en este momento, pues déjame decirte que eso no va a cambiar. Desafortunadamente, en México la cultura laboral está llena de prejuicios que nos hacen escuchar diariamente cosas como: "no conocen la operación", "no saben lo que piden", "eso ya te lo expliqué", "no saben que poner en sus reportes" o incluso cosas todavía más agresivas como amenazas por parte del top management o denigrar el trabajo de sus consultores internos.
Por eso, a continuación te comparto algunas herramientas de comunicación sencillas que pueden ayudarte a mejorar la comunicación con tus clientes internos:
1. Correo electrónico. Pídele al equipo de TI (tecnologías de la información) de tu compañía que te abran una cuenta de correo con el nombre de tu área o proyecto, esto con el objetivo de institucionalizar tu función. Esta cuenta de correo deberá ser utilizada únicamente para efectos formales; es decir, enviar reportes formales, requerimientos de información o alguna comunicación específica de tu área que quieras que sea fácil de identificar. Al tener una cuenta de correo electrónico con el nombre de tu área o proyecto facilitas la identificación de tus comunicaciones en el inbox de tus cliente y tu nombre no se perderá entre los cientos de correos que seguramente reciben los directores de tu compañía.
2. Redes sociales. Haz uso de todos los medios de comunicación social que estén disponibles en tu compañía, como por ejemplo Intranet, Work Day, o alguna herramienta de CRM. Éstas herramientas te ayudan a llegar directamente a las personas que están íntimamente relacionadas con tu trabajo, es decir, las personas que serán las encargadas de ejecutar tus recomendaciones y atender tus preguntas, pero también aquellas personas que desconocen tu función. Los mensajes que distribuirás en estas herramientas deben ser relacionados, no sólo con el trabajo que estás desempeñando, si no también con la información del área, industria o tema del que se trate tu proyecto, de modo que no todo lo que escuchen de ti sea una solicitud de información, un cuestionamiento, o una recomendación.
3. Redes sociales públicas. Si tu empresa no cuenta con medios de comunicación propios puedes hacer uso de redes sociales públicas como Twitter, Facebook, o Instagram (no olvides consultar la política de uso de redes sociales de tu compañía). Si optas por esta alternativa, tendrán que ser grupos cerrados donde deberás aprobar el ingreso de personas exclusivamente de la compañía y deberás utilizar mensajes apropiados para estos medios; es decir, nunca reveles secretos industriales, hallazgos importantes de la compañía, cifras financieras, o cualquier otra información que pudiera ser utilizada en contra de la compañía. Utiliza estos medios para entablar una comunicación más directa con tus clientes internos y provocar conversaciones que ayuden a la compañía a sentirse más cómoda con tu función.
4. Boletines de comunicación. Atrévete a innovar e intenta emitir periódicamente un boletín con la información más importante de tu área, un resumen de tu trabajo y algunos otros artículos importantes o de necesidad para tus clientes como tips o diversas maneras de hacer sus actividades. Estos boletines los puedes hacer fácilmente con herramientas básicas como Word o PowerPoint pero si crees que no se te da mucho el diseño pídele al equipo de marketing de tu compañía que te ayude. También puedes utilizar alguna aplicación en tu dispositivo móvil que te ayude a generar contenidos de manera sencilla, Over es una aplicación sumamente intuitiva que puedes utilizar para generar este tipo de contenidos.
5. Contenidos. Bill Gates alguna vez dijo que el "contenido es el rey" pero en términos de marketing digital la audiencia es la reina así que si vas a utilizar redes sociales ya sean internas o públicas es de suma importancia que empieces a generar contenidos visuales por medio de los cuales tus clientes se pueden familiarizar con tu función o empiecen a verte como un influencer dentro de tu compañía. Aquí puedes utilizar nuevamente Over o alguna otra aplicación asociadas a Instagram o Adobe para generar estos contenidos.
Espero que puedas poner en práctica algunos de estos tips y comentarnos cómo te fue; haznos llegar un correo a info@advisor-plus.com y platicarnos tu experiencia.