5 puntos clave para documentar un proceso.



Debo decir que, basado en mi experiencia, una de las observaciones que nunca falta en una carta de sugerencias de auditoría es, sin lugar a dudas, la ausencia de manuales, políticas, o procesos, formalmente documentados; es decir, escritos y disponibles.

No es que sea falta de creatividad de parte del auditor, o que se trate de una observación comodín para no entregar un reporte sin hallazgos, sino que en verdad se sorprenderían de la cantidad de corporaciones - transnacionales algunas - que no disponen de su "know-how" en papel.

Tampoco es de sorprenderse lo tedioso y complicado que resulta embarcarse en la aventura de documentar procesos. Tomar la decisión de destinar parte de tus recursos en un proyecto de tal magnitud o contratar un tercero desconocido que se encargue de todo, a sabiendas del riesgo que esto implica, es un factor clave que determinará el éxito de tu proyecto y la calidad de los entregables del mismo.

Pero, asumiendo que será la misma empresa quien resuelva la situación y que tu fuiste asignado para tomar las riendas de tan loable proyecto, quizás debas considerar los siguientes 5 puntos antes de iniciar y perderte en el intento:





  1. No hay nada nuevo bajo el sol. Lo que fue, eso será, y lo que se hizo, eso se hará. A menos que estés diseñando un proceso nuevo desde cero, de momento, no habrá nada que puedas agregar. Parte de escuchar del cómo se hace y trata de documentarlo así, como es. El momento de ser creativo y proponer nuevas formas de hacer las cosas vendrá después. Eso sí, toma nota de todo y después toma nota de tus propias notas, así es como podrás dar un mejor valor agregado a la hora de sugerir cambios.

  2. Identifica a tus Coordinadores Clave de Área. Es imposible que una sola persona haga el trabajo, por eso es importante contar con un equipo extendido cuya labor será facilitar el entendimiento, lenguaje, contexto, y productos de cada etapa del proceso. Estos CCA deben ser personas con un conocimiento de la operación suficiente como para hacerse cargo de la custodia del proceso y sus futuras actualizaciones, así como para monitorear y reportar cualquier riesgo o control deficiente.

  3. Prepara una Cadena de Valor como guía. Siempre ten presente que un proceso es un ente con vida y personalidad propia y por lo tanto este madura y cambia día con día. Sin embargo, sin importar qué nuevas tecnologías, nuevas leyes, nuevos criterios impuestos por nuevos jefes, o cualquier circunstancia que cambie la manera de hacer las cosas, la cadena de valor del negocio nunca cambiará. Siempre irá el uno antes del dos y así sucesivamente. De esta manera nunca te perderás en la construcción de tus manuales.

  4. "Nunca ha pasado" significa "nunca lo había pensando". La premisa número uno que debes establecer con tus CCA (y sus jefes) antes de documentar un proceso es que los riesgos no se eliminan solo se controlan. El hecho de que nunca hayan salido algo mal no significa que nunca vaya a suceder. A cada qué puede salir mal debe existir un qué puedo hacer para evitarlo. No te preocupes si se trata de una actividad común o un control en forma, la mayoría de las personas con una responsabilidad asignada buscan instintivamente cómo protegerse de un error infundado, estos son los mejores controles, aunque no necesariamente son los mas prácticos.

  5. Quien, Cómo, Cuándo, Dónde, y Para qué. El origen de todo proceso obedece a estas cinco preguntas básicas. Si al finalizar la redacción de tu proceso éste no es capaz de responder a estas simples preguntas mucho me temo que tendrás que repetir algunas entrevistas y eso no te hará muy popular que digamos. Así que presta mucha atención al momento adecuado para aplicar este cuestionario y asegúrate de obtener las respuestas correctas a la primera.

Pon en práctica estos consejos, estoy seguro que pueden serte de mucha utilidad, pero si quieres conocer más búscanos en info@advisory-plus.com podemos tomarnos un café y resolver juntos tus dudas.


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