Existe una manera muy sencilla de identificar qué huecos existen en tu sistema de control interno que podrían traer consecuencias sumamente costosas a la salud de tu negocio. Para esto, debes preguntarte primero ¿hace cuánto tiempo no he dado una vuelta por las instalaciones de mi empresa?
Ya sea que ocupes la posición más alta en el organigrama o la más baja, deberías considerar dar un rondín por la oficina de vez en cuando. Después de un recorrido a conciencia, te darás cuenta de las necesidades más evidentes que sufren tus compañeros, desde una alfombra manchada, un pared sucia, el aire acondicionado que no enfría, mobiliario roto, instalaciones sanitarias precarias y, por supuesto, puertas caídas.
El término "unhinged door", "puerta desbisagrada" por su traducción literal al español, se emplea para describir el mal funcionamiento de una puerta. Pero este significado va más allá cuando de control interno se trata. De la misma manera que la teoría de las ventanas rotas determina el grado de inseguridad y delincuencia en una ciudad, la teoría de las Puertas Caídas nos ayuda a determinar el grado de exposición que una empresa tiene a riesgos de fraude, control y falta de una cultura organizacional genuina.
Existen muchos tipos de puertas caídas a las que deberías poner atención en tu negocio, aquí te mencionamos solamente 3.
Puertas caídas tangibles.
Estas son las más obvias, las que no pueden dejar de notarse porque su grado de descompostura es tal que ya han comenzado a hacer daños colaterales. Es claro que el propósito de una puerta es aislar una sección de una habitación para preservar el contenido de esta. Cuando una puerta no cierra, cualquiera que sea la razón, simplemente no funciona, no está cumpliendo el propósito para el cual fue diseñada.
Lo peor del caso es que, así como podemos acostumbrarnos a vivir con una migraña constante, o a masticar de un solo lado porque del otro nos hace falta un diente, también nos acostumbramos a vivir con este tipo de puertas que no sirven y preferimos emplear "controles compensatorios" como el uso de la maceta que evita que se cierre sola, cargar la puerta para que pueda cerrar, ponerle un letrero de "no sirve, dejar abierta", etc. No componemos la puerta pero aprendemos a vivir así, sin importar que el piso o el techo ya está lastimado o que ya se haya cortado o machucado más de uno al tratar de cerrarla.
De lo que no nos damos cuenta es justamente del daño y peligro que implica que una puerta permanezca abierta indefinidamente. Este, es un sinónimo claro de abandono, de olvido y claro, de que alguien ha estado los suficientemente ocupado como para hacerse cargo de la reparación.
Cuando encuentres este tipo de puertas, es conveniente echar un vistazo a los roles y responsabilidades de los encargados del mantenimiento de las instalaciones, los procesos de los que son propietarios y responsables y la alineación de los objetivos del negocio con su objetivos personales. Puede que te lleves una muy desagradable sorpresa cuando veas en dónde y con quiénes ha estado ocupando su tiempo.
Puertas caídas interpersonales.
La falta de ética y profesionalismo para saber cómo y cuándo separar las relaciones personales de las laborales ha puesto en jaque a cientos de empresas. El saber hasta qué punto la amistad con nuestros líderes o subordinados puede estar presente en horarios de oficina es un arte que no todos dominan.
Debemos reconocerlo, somo humanos, no estamos diseñados para estar solos, así que considerando que la oficina es nuestro segundo hogar, si no es que el primero, es casi inevitable que surjan amistades entrañables entre compañeros. Tristemente, estas relaciones suelen poner en entredicho la confiabilidad y credibilidad del sistema de control interno, de las decisiones de la alta gerencia e incluso de la veracidad de los objetivos de la compañía.
Grupos cerrados de lealtad, secciones de la compañía inaccesibles para todos los empleados (el piso de los jefes), amistades (con excesos nocivos), noviazgos, matrimonios o relaciones extramaritales entre compañeros del mismo o diferente nivel jerárquico, o de la misma o diferente área de responsabilidad, ventas por catálogo, asistentes abusando de sus cinco minutos de poder, favores o encargos solicitados al personal de mensajería o limpieza, todos desafortunadamente, son sinónimo de un alto riesgo de fuga de información confidencial, violación de reglamentos y políticas, abusos de confianza y fraude.
No te sorprenda encontrar que quien debió arreglar la puerta de la entrada que no funciona es muy buen amigo de la persona que tendría que haberle pedido que lo hiciera.
Puertas caídas psicológicas.
Seré muy breve y claro en este punto. Es un hecho probado, que cuando un empleado recibe amenazas, insinuaciones o comentarios intimidatorios acerca de ejecutar o no un control, reportar alguna actividad sospechosa, exclusividad para atender a un proveedor o el uso de líneas éticas confidenciales, es porque existe una muy mala práctica por parte de quien lo está intimidando.
Asegúrate de revisar muy bien el funcionamiento de tu línea ética o de los recursos que tengas implementados para que tus colaboradores reporten este tipo de acciones. Asimismo, validar con suma rigidez el comportamiento ético de quien da seguimiento a estas denuncias.
En una de esas, podrías descubrir que la persona encargada de reparar la puerta no lo ha hecho, porque ha estado muy ocupando ayudando a su jefe, y mejor amigo, a desviar fondos de la empresa y que la persona encargada de investigar las denuncias confidenciales de otros colaboradores acerca de este tema, ha desestimado las mismas por tratarse de su gran amigo, pertenecer juntos al grupo de poder de la empresa y juzgar como chisme un verdadero caso de fraude.
Si quieres conocer más acerca de la Teoría de las Puertas Caídas o quieres aprender a identificarlas no dudes en buscarnos en info@advisory-plus.com