Los 6 hábitos de los auditores altamente efectivos.
Actualizado: 18 ago 2022
Una de las cosas que recuerdo de la universidad con más cariño, son mis clases de auditoría. En especial, recuerdo la práctica final en la que debíamos armar un legajo simulando la documentación de una auditoría completa incluyendo, desde luego, todos los papeles de trabajo, desde la planeación hasta la emisión de un dictamen de estados financieros de conformidad con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA) y las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas (NAGA) emitidas por el Instituto Mexicano de Contadores Públicos (IMCP); claro está, estamos hablando de 1998, así que esos eran sus nombres antes de que las NIF y NIA llegaran a modificar todo en México.
De aquel trabajo final del 6º semestre de Contaduría Pública lo que más me gustaba hacer era los papeles de trabajo en aquellas hojas tabulares gigantes de color amarillo-limón, poner mis iniciales en la esquina superior derecha y todas esas sumas y comprobaciones, amarres y cruces, y sobre todo, las clásicas marcas de auditoría en color rojo que hacías con un lápiz bicolor, por si te equivocabas, para después remarcarlas con tinta. Cuando lo ves en retrospectiva, parece increíble que en 2006 todavía se usaban los legajos de papeles de trabajo en las grandes firmas y algunos socios nos obligaban a cruzar los dictámenes fiscales a mano porque la tecnología que existía entonces para hacer las verificaciones era un tanto falible.
Pues bien, muchas cosas han cambiado desde entonces, la velocidad de las nuevas tecnologías ha venido a cambiar la forma de trabajar de prácticamente toda las profesiones, pero quizás lo que más ha quedado obsoleto, al menos desde mi punto de vista, es la práctica (o sea los usos y costumbres) y comportamiento de los auditores. Nadie - ningún auditor - se siente incómodo cuando se refieren a él como "cuadrado", "cerrado" o "papista" cuando se trata de sojuzgar el cumplimiento de una política o artículo de alguna ley. Diría que es fácil identificar a un auditor a la distancia. Ya ni hablar de la forma de documentar su trabajo, ya que en la mayoría de los casos solo hemos cambiado las hojas tabulares por libros de Excel.
"Algunas empresas incluso (las más jóvenes), se preocupan tanto por no ofender a su cuerpo directivo y colaboradores con extravagancias como el control interno que han decidido llamar "Know-How" a sus políticas..."
Pero también es cierto que el trabajo del auditor ha venido a menos. En una época en donde todo debe ser políticamente correcto, se nos ha pedido continuamente que dejemos de ser "el policía" para ser el "vecino y buen amigo" (como una especie de hombre araña) de las áreas de toda la empresa, que dejemos de hablar de deficiencias de control y hallazgos de auditoría para llamarlos "áreas de oportunidad" y "oportunidades de mejora". Algunas empresas incluso (las más jóvenes), se preocupan tanto por no ofender a su cuerpo directivo y colaboradores con extravagancias como el control interno que han decidido llamar "Know-How" a sus políticas, como buscando eliminar cualquier fricción innecesaria entre el negocio (vender) y los requerimientos del consejo de administración para poner orden en sus operaciones.
Sea como sea, sin importar el carácter y/o madurez de las empresas y sus ejecutivos o los términos que quieran usar para matizar el control interno y todo lo relacionado con este, existen muchas otras cosas que por nuestro propio bien nunca deben cambiar; por ejemplo, nuestra responsabilidad de informar clara y oportunamente nuestros resultados al comité de auditoría y al consejo de administración quienes, en última instancia, son - o deberían ser - nuestro reporte inmediato superior, así como mantener en todo momento nuestra independencia mental (quizás te interese leer 5 razones por las que Auditoría Interna no prospera en las empresas) y ser contundentes y efectivos en nuestros reportes, proveyendo a la administración de observaciones relevantes, inteligentes y audaces (por no decir incómodas) tanto que representen un reto para los #stakeholders el solucionarlas.
Pero ¿qué hace a un auditor altamente efectivo?
Es definitivo que un perfil ideal y efectivo de un auditor actual debe incluir conocimientos técnicos que vayan mucho más allá de lo contable, fiscal y los marcos de control más populares. Para ser efectivos, los auditores debemos dominar temas como Data Analytics, e-commerce, Marca e Identidad Digital, Inteligencia Artificial, Machine Learning, Cloud Computing Services, Marketing Digital y SaaS solo por mencionar algunos. Además de ser expertos en el uso de herramientas básicas para nuestro trabajo diario como aplicaciones de eGRC (enterprise Governance, Risk & Compliance) como AuditBoard por ejemplo, algún ERP (Enterprise Resource Management) y analizadores de datos.
No obstante, aún cuando pudiéramos ser expertos en todos estos conceptos, hay que reconocer que tu reputación y efectividad como auditor están ancladas a la percepción de tu trabajo ante el Comité de Auditoría, el Consejo de Administración, el CEO y su cuerpo directivo, otras áreas de la segunda línea y auditados. Por eso es esencial desarrollar otras habilidades o hábitos que te ayuden a garantizar la relevancia de tu trabajo.
La efectividad fundamental de un auditor con un comité de auditoría o cualquiera de nuestros clientes, requiere una mentalidad objetiva y constructiva junto con una sólida comprensión de la empresa, la industria, el negocio y la cultura, los riesgos y las estrategias relacionadas. El equipo de auditoría debe actuar como los ojos, los oídos y el brazo ejecutor del comité. Los factores críticos de éxito de los auditores altamente efectivos incluyen:
• Nuestras relaciones: Mantener la apariencia, la independencia mental y una sólida relación mutua de confianza (es decir, escepticismo saludable) con la gerencia y el comité. El auditor debe reconocer que su cliente es el consejo de administración y el comité de auditoría.
• Conocimiento de la audiencia: Mantener un sólido conocimiento de la dinámica, relaciones y estilo operativo del comité, el consejo de administración, el cuerpo directivo (incluido el CEO) y los auditados.
• Expectativas: Asegurarse de buscar de manera proactiva y entender claramente las expectativas del comité de auditoría, el consejo de administración, el cuerpo directivo (incluido el CEO) y los auditados. Cada expectativa debe tenerse en cuenta en todas las comunicaciones al realizar nuestro trabajo. La administración y el comité deben participar en la planificación de las actividades del comité y las agendas de las reuniones.
• Gestión de problemas: La administración, seguida por el comité si es necesario, debe garantizar que haya una anticipación efectiva de los problemas, con una discusión sincera completa y una respuesta oportuna para evitar sorpresas y crisis inmediatas.
• Comunicaciones: Asegurarse de que haya un diálogo cuidadosamente planeado y presentaciones enfocadas en asuntos relevantes que respondan a los objetivos del comité, riesgos y expectativas del mismo. La administración y los auditores internos y externos deben tener una coordinación profesional perfecta. Incorporar comentarios sinceros y sin adornos sobre aspectos cualitativos de la información financiera, controles, personas y la base para las conclusiones del auditor sobre juicios difíciles y otros asuntos importantes.
• Evaluación del desempeño: El equipo de auditoría debe realizar una autoevaluación e indagar con la administración y el comité de auditoría sobre su desempeño frente a las expectativas establecidas.
Cuando pones como prioridad y estatuto de tu trabajo como auditor tus relaciones, el conocimiento de tu audiencia, las expectativas (propias, de tu equipo y los auditados) sobre tu trabajo, la gestión de problemas, el cómo comunicas y la evaluación objetiva de tu desempeño puedes garantizar el éxito de cualquier proyecto de auditoría. Me atrevería a decir que los conocimientos técnicos pasan a un segundo plano cuando te anticipas a suavizar cualquier factor externo que pueda echar a perder tu trabajo y antepones el desempeño de tu proyecto sobre tu arrogancia como auditor.
Y ¿cómo pongo en práctica estos principios?
Algunas mejores prácticas de tu trabajo como auditor deberían incluir:
Respecto a nuestra forma de relacionarnos:
• Los líderes del equipo de auditoría deben reunirse anualmente con el presidente del comité de auditoría fuera del entorno normal de reunión. Revisar las expectativas y los estatutos del comité, brindar información sobre los planes anuales del comité y alentar la participación conjunta de la administración y los auditores internos y externos.
• Mantener contacto regular con el presidente durante todo el año para comunicarse, generar confianza y coordinarse con la administración para mantener al comité actualizado sobre nuevos temas financieros/de control relevantes.
• Incluir selectivamente personal que funja como asesor (expertos en impuestos, industria u otros, socio concurrente y/o socio asesor) u otras personas clave en las reuniones del comité, pero solo cuando haya un propósito y una función claros.
• Comprender y respetar la posición de la administración. Específicamente:
− Asegurar que la administración no se sorprenda con los comentarios del auditor hacia el comité.
− Anticiparse y responder oportunamente a los riesgos comerciales, financieros y otros riesgos potenciales. Fomentar el uso de un proceso formal de gestión de riesgos para enfocarse en la atención de la administración, el auditor y el comité de auditoría.
− Discutir a fondo cualquier desacuerdo con la administración antes de las reuniones del comité. Asesorar a la gerencia sobre cómo y por qué estos se discutirán específicamente con el comité.
Respecto a nuestra forma de comunicar:
• Escucha bien, piensa y habla con franqueza, y permite un tiempo de reunión significativo para el diálogo y las preguntas.
• Reúnete (o al menos habla) con el presidente del comité de auditoría y la administración antes de cada reunión del comité. Acuerda los materiales de lectura previa, el formato de la reunión y la distribución del tiempo.
• Centra las discusiones de la reunión en lo siguiente:
− Áreas de riesgo clave y sus controles relacionados.
− Explicaciones sobre la base de las conclusiones del auditor sobre cuestiones significativas de los estados financieros (por ejemplo, juicios y estimaciones).
− Evaluaciones cualitativas de las prácticas de contabilidad/reporte y comparaciones entre directores.
− Respuestas a preguntas sobre materiales de prelectura.
• Distribuye materiales de lectura preliminar relevantes con anticipación, generalmente como información independiente para el comité.
• Responde directamente a las preguntas del comité. Ve al grano rápidamente, se decisivo y toma una posición.
El hacer de todas estas prácticas hábitos en tu trabajo diario te ayudará a ser un auditor altamente efectivo y sí, también te ayudará a que tu trabajo sea cada día más fácil y respetado, dejando atrás las viejas etiquetas del auditor tradicional que tanto daño nos hacen en estos días.
Gerardo González.
CEO. Advisory Plus
askgerry@advisory-plus.com
Ya sábes ¿qué es Purpose Driven Audit?